1. Uwagi ogólne
Ze strony radców prawnych wyznaczonych jako pełnomocnicy z urzędu zgłaszane są wątpliwości co do konieczności ewidencjonowania takich usług za pomocą kas rejestrujących, zwanych potocznie kasami fiskalnymi. Wątpliwości te są ściśle związane z dotychczasową niejednolitą praktyką wystawiania faktur za takie usługi, a zwłaszcza kwestią kto ma być w fakturze określony jako nabywca (odbiorca) usługi. Prawidłowe rozstrzygnięcie tej kwestii automatycznie rozstrzyga również problem, czy usługę tę należy rejestrować za pomocą kasy rejestrującej czy nie.
Komisja ds. Wykonywania Zawodu OIRP w Warszawie zwróciła się z zapytaniem do Krajowej Rady Radców Prawnych, którego celem jest uzyskanie jednolitego stanowiska w tej sprawie. Niezwłocznie po jego uzyskaniu, przedstawimy je na stronie internetowej www.oirpwarszawa.pl.
Z dostępnych informacji wynika, że faktury za pomoc prawną z urzędu jedynie w części przypadków wystawiane są na mocodawcę (tego, któremu przyznano pomoc prawną). Ponadto, wystawiane są niekiedy na sąd, który przyznał tę pomoc, a czasami na przeciwnika procesowego (!). Jak się wydaje, jako kryterium przy rozstrzyganiu na kogo należy wystawić fakturę, brane jest pod uwagę to, kto faktycznie płaci za usługę.
Tymczasem, przepis art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT jednoznacznie wskazuje, że na fakturze należy umieszczać dane nabywcy towarów lub usług, a nie tego, kto za nie płaci.
Z całą pewnością, nabywcą usługi zastępstwa procesowego nie jest przeciwnik procesowy, od którego sąd zasądził koszty zastępstwa procesowego na rzecz pełnomocnika przeciwnika działającego w ramach pomocy prawnej z urzędu.
Można ewentualnie rozważać, czy nabywcą takiej usługi nie jest sąd na zasadzie art. 8 ust. 2a ustawy o VAT: „w przypadku gdy podatnik (tu: sąd), działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (tu: osoby korzystającej z pomocy prawnej), bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał (tu: od radcy prawnego) i wyświadczył te usługi (tu: na rzecz osoby korzystającej z pomocy prawnej)”. Podejście takie jest jednak sztuczne. Ewentualnym testem jego prawidłowości byłaby odpowiedź na pytanie, czy sąd, po „nabyciu” usługi od pełnomocnika, rejestruje za pomocą kasy rejestrującej dalszą „sprzedaż” tej usługi na rzecz osoby korzystającej z pomocy prawnej.
Należy jednak zauważyć, że, w praktyce, można spotkać się z odmową zapłaty wynagrodzenia za pomoc prawną w przypadku przedstawienia sądowi do zapłaty faktury wystawionej na rzeczywistego nabywcę usługi (osobę korzystająca z pomocy prawnej). Z tej przyczyny praktycznej, należy zaakceptować dwie konstrukcje:
- konstrukcję wystawiania faktur na nabywcę usługi (osobę korzystającą z pomocy prawnej);
- konstrukcję wystawiania faktur bezpośrednio na właściwy sąd.
W przypadku (a) należy dokonać rejestracji usług na rzecz osoby korzystającej z pomocy prawnej i wystawić paragon lub fakturę VAT (zob. też pkt 4).
W przypadku (b) nie ma obowiązku rejestrowania usług „na rzecz sądu” za pomocą kasy rejestrującej. Wystąpi jedynie obowiązek wystawienia faktury VAT.
Wszystkie zawarte w niniejszym opracowaniu uwagi, zarówno dotyczące nowego rozporządzenia jak i praktyki dokumentowania pomocy prawnej z urzędu, mają oczywiście zastosowanie wyłącznie to tych z nas, którzy świadczą usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W przypadku pomocy prawnej z urzędu z reguły tak właśnie jest, niemniej zdarza się, że pomoc prawna z urzędu zostaje przyznana przedsiębiorcom: zarówno osobom fizycznym jak i jednostkom organizacyjnym, w tym mającym osobowość prawną. Takiej pomocy prawnej nie musimy ewidencjonować za pomocą kasy rejestrującej.
2. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej a „urzędówki”
Z zastrzeżeniem uwag przedstawionych w pkt. 1, i przy założeniu, że za nabywcę usługi uznajemy sąd, który przyznał pomoc prawną z urzędu, radca prawny nie musi posiadać kasy fiskalnej jeśli jedynymi czynnościami wykonywanymi przez niego na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej jest pełnienie funkcji pełnomocnika/obrońcy z urzędu. Wychodząc bowiem z ww. założenia, konsekwentnie przyjmujemy dla celów VAT, że nabywcą usługi nie jest nasz mocodawca (osoba fizyczna) lecz sąd.
W oparciu o interpretacje przyjmowane przez organy skarbowe, m.in. Interpretacja Indywidualna sygn. ILPP2/443-449/11-4/SJ z dnia 13 czerwca 2011 r., wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu) pomoc prawna z urzędu może być traktowana jako wykonywana na zlecenie sądu (który na podstawie wystawionej faktury staje się również ich nabywcą), zaś korzystające z pomocy prawnej podmioty (osoby fizyczne) na żadnym etapie jej realizacji nie uczestniczą w procesie rozliczenia świadczenia. Czynności te nie stanowią odpłatnego świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, o których mowa w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, a co za tym idzie, ewidencjonowanie ich przy użyciu kasy rejestrującej nie jest wymagane.
Proszę jednak zwrócić uwagę, że w powyższej interpretacji organ podatkowy za istotną uznaje okoliczność, że korzystający z pomocy prawnej nie uczestniczy w rozliczaniu świadczenia. Interpretacja będzie zatem „nieaktualna” w przypadku, gdy nasz mocodawca będzie uczestniczył w rozliczaniu świadczenia np. w sytuacji, gdy wygra spór i wyrok będzie zasądzał na jego rzecz zwrot kosztów zastępstwa procesowego.
3. Realizacja obowiązku posiadania kasy rejestrującej – terminy
Radca prawny, który nie świadczy pomocy prawnej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, nie jest obowiązany do posiadania kasy fiskalnej. Obowiązek posiadania kasy fiskalnej (obowiązek podatkowy w VAT) powstanie wraz z chwilą otrzymania przez radcę prawnego wynagrodzenia wynikającego z orzeczenia zasądzającego koszty zastępstwa procesowego. Do tego momentu radca prawny powinien już mieć kupioną, zgłoszoną do urzędu skarbowego oraz „zafiskalizowaną” kasę rejestrującą. „Fiskalizacja” polega na dokonaniu odpowiednich czynności przez serwisanta kasy, skutkujących „przypisaniem” kasy do danego podatnika.
4. Wygrana sprawa z urzędu, która ma zostać opłacona przez przeciwnika a konieczność rejestracji
W przypadku wygranej „urzędówki”, która ma zostać opłacona przez przeciwnika, radca prawny obowiązany jest do dokonania czynności rejestrujących i wystawienia paragonu (obligatoryjnie) lub faktury (opcjonalnie – wówczas paragon należy podpiąć pod kopię faktury) na klienta radcy prawnego z urzędu. Zgodnie z art. 122 k.p.c., koszty są zasądzane na rzecz strony, a radcy prawnemu przysługuje pierwszeństwo przed stroną. Wynika z tego, że orzeczenie zasądzające koszty jedynie w sensie technicznym zapewnia radcy prawnemu prawo do żądania zapłaty bezpośrednio od przeciwnika. W sensie prawnym przeciwnik jest zobowiązany wobec mocodawcy radcy prawnego (na rzecz tego mocodawcy mają być zasądzone koszty), a mocodawca radcy prawnego zobowiązany jest wobec wyznaczonego z urzędu radcy.
5. Rejestracja „urzędówki” za pomocą kasy fiskalnej – termin
Obowiązek podatkowy i w konsekwencji obowiązek rejestracji w kasie w przypadku „urzędówek” powstaje niezależnie od wyniku sprawy (wygrana/przegrana) z chwilą otrzymania zapłaty. Przed chwilą otrzymania zapłaty nie ma obowiązku rejestrowania transakcji. Dotyczy to także obowiązku wystawiania faktury – który do tego momentu (otrzymania zapłaty) nie występuje. Faktura powinna być wystawiona do 15 dnia następnego miesiąca po powstaniu obowiązku podatkowego. W przypadku świadczenia usług na rzecz klientów, którzy nie są podatnikami VAT, nie ma w ogóle obowiązku wystawienia faktury (wystarczy paragon), chyba że klient zgłosi żądanie wystawienia faktury VAT w terminie 3 miesięcy.
W praktyce należy jednak pomyśleć o zakupie kasy fiskalnej z odpowiednim wyprzedzeniem, tym bardziej, że w praktyce nie jesteśmy w stanie dokładnie przewidzieć, kiedy otrzymamy wynagrodzenie, niezależnie od tego, czy ma ono pochodzić od sądu czy od przeciwnika procesowego.
6. Faktura/paragon jako podstawa do żądania zapłaty
Faktura ani paragon nie są podstawą do dokonania zapłaty zarówno przez sąd, jak i przez przeciwnika procesowego. Podstawą do takiej zapłaty jest orzeczenie sądu. Ewentualne żądanie przez sąd faktury (w przypadku gdy to sąd jest zobowiązany do dokonania płatności) może mieć jedynie znaczenie praktyczne – dla potrzeb „spowodowania zapłaty”. Nie mogą jednak uzależniać dokonania takiej płatności od wystawienia faktury. Nie ulega także wątpliwości, że przeciwnik procesowy nie ma żadnego interesu prawnego, który uzasadniałby żądanie wystawienia na jego rzecz faktury czy wydania mu faktury, w której jako nabywca figuruje nasz klient.
7. Dokumentacja „urzędówek” – krok po kroku
Gdy nabywcą usługi jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej, radca prawny w przypadku zasądzenia i otrzymania przez niego kosztów obowiązany jest do (1) dokonania rejestracji w kasie fiskalnej (wystawienia paragonu) i wydania go nabywcy usługi. Pozostałe czynności należy wykonać, o ile nabywca usługi w ciągu 3 miesięcy zażyczy sobie faktury. W takim przypadku radca prawny ma obowiązek: (2) wystawienia faktury na rzecz nabywcy usługi, (3) pozostawienia ad acta kopii faktury z dołączonym do niej paragonem (paragonu nie wydaje się wtedy nabywcy, a jeżeli już został wydany, powinien być zwrócony przez nabywcę), (4) ewentualnie: wystawienia drugiego egzemplarza faktury wystawionej na beneficjenta także sądowi i przesłania jej do sądu (przydatne będzie napisanie w uwagach na fakturze, że płatnikiem tej faktury ma być sąd). W praktyce, jeżeli przyjmiemy tok rozumowania taki, jak w powołanej wyżej interpretacji urzędowej, w przypadku płatności realizowanej przez sąd będziemy wystawiać fakturę na sąd i nie będziemy takiej sprzedaży ewidencjonować za pomocą kasy fiskalnej.
Uwaga: jeżeli należność brutto nie przekracza 450 zł, paragon fiskalny jest równoznaczny z fakturą. W takim przypadku wystarczy wystawienie paragonu, a klient nie może się domagać „odrębnej” faktury (art. 106e ust. 5 pkt 3 w zw. z art. 106h ust. 4 ustawy o VAT).
8. Radca prawny zatrudniony na umowę o pracę a „urzędówki”
Niestety, przepisy prawa nie przewidują limitu kwotowego, który umożliwiałby zwolnienie radcy prawnego zatrudnionego na podstawie umowy o pracę od obowiązku posiadania kasy fiskalnej jak i w ogóle od naliczania podatku VAT w przypadku wykonywania usługi poza umową o pracę. Wydaje się, zatem, że radca prawny, który wie, że będzie świadczył pomoc prawną w ramach „urzędówek” obowiązany będzie do dokonania rejestracji dla potrzeb podatku VAT. Zobowiązany będzie także do wystawienia faktury, której adresatem będzie właściwy sąd. Jeżeli dojdzie do rozliczeń z mocodawcą, radca prawny obowiązany będzie do tego samego postępowania jak radca prawny prowadzący indywidualną kancelarię, czyli do posiadania kasy fiskalnej i wystawienia paragonu (faktury). Ewentualnie, w określonych przypadkach, może próbować podnosić argument, że „urzędówki” są dla niego zdarzeniem na tyle incydentalnym, że nie spełniają kryterium działalności gospodarczej w rozumieniu art. 15 ust. 2 ustawy o VAT i z tego powodu w ogóle nie jest on podatnikiem VAT, a tym samym nie dotyczą go obowiązki dokumentacyjne/rejestracyjne.
UWAGA:
Należy pamiętać, że powyższe informacje stanowią jedynie wstępne stanowisko Komisji ds. Wykonywania Zawodu OIRP w Warszawie i nie muszą być podzielane przez organy skarbowe. W każdym przypadku radca prawny może wystąpić o interpretację indywidualną.
Przygotował: Piotr Karwat, radca prawny
Suplement (aktualizacja z dnia 13 lutego 2015 r.)
1. Wszyscy, którzy świadczyli usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (dalej „osób fizycznych”) przed 2015 r. i kontynuują świadczenie tych usług, rozpoczynają ewidencjonowanie od 1 marca 2015 r.
2. Wszystkim, którzy przed 2015 r. korzystali ze zwolnienia z kas fiskalnych świadcząc usługi na rzecz osób fizycznych i zaprzestali świadczenia usług na rzecz tych osób fizycznych, a następnie, od 2015 r, znowu je świadczą, przysługuje zwolnienie z kas fiskalnych w ciągu 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym po raz pierwszy wykonali taką usługę, nie dłużej jednak niż do końca 2016 r.
3. Wszystkim, którzy przed 2015 r. nie świadczyli usług na rzecz osób fizycznych, a w 2015 r. rozpoczną świadczenie takich usług, zwolnienie z kas fiskalnych przysługuje w ciągu 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym po raz pierwszy wykonali taką usługę.